Образцы договоров / Новости

Что даёт предприятию автоматизация документооборота

Несмотря на то, что на дворе 21-ый век, многие предприятия, особенно рождённые в СССР, всё ещё продолжают работать по старинке, ведя учёт и документооборот вручную. Такой подход к работе с документами давно устарел и изжил себя, поэтому необходимо от него избавляться, заменяя ручной труд автоматизированными операциями с документацией предприятия. Какими же преимуществами обладает система автоматизации документооборота компании, и почему стоит её внедрять?

В первую очередь, автоматизация документооборота – это более рациональное расходование ресурсов, главным образом, трудовых. На ручной сбор, систематизацию и обработку данных из документов на большом предприятии уходит неоправданно много времени, штат бухгалтерии, отдела кадров и прочих подразделений, которые занимаются делопроизводством, раздут, компания несёт сверхнормативные расходы на оплату труда, социальные отчисления, обеспечение нормальных условий труда для «бумажных» работников. Всё это раздувает расходную часть бюджета компании и не позволяет ей зарабатывать достаточно прибыли, чтобы динамично развиваться и расширять свою деятельность в географическом плане. Автоматизация документооборота существенно упрощает работу с бумагами, которые из бумажного формата переводятся в электронный вид, и автоматически пересылаются получателям по локальной сети, минуя десятки «промежуточных» звеньев.

Это, ко всему прочему, ещё и важный аспект информационной безопасности и гарантия того, что не произойдёт утечка конфиденциальной информации. Системы автоматизированного документооборота имеют довольно серьёзную защиту от взлома и несанкционированного доступа. Здесь каждый пользователь имеет свой собственный пароль, по которому система идентифицирует его личность и предоставляет доступ только к той информации, которая нужна ему для работы – не более. Иными словами, работает система ограниченного доступа к данным предприятия. Это значит, что, к примеру, работник склада, зайдя под своим паролем, не сможет увидеть информацию о движении денежных средств на банковских счетах предприятия, а бухгалтер не получит доступ к конфиденциальным сведениям о деловых контактах руководства с деловыми партнёрами и контрагентами. Всё это снижает риски информационных злоупотреблений и экономического шпионажа. Как следствие, выигрывает компания в целом – её работа протекает без эксцессов, мошенничества и прочих неприятностей, которые отдаляют от главной цели – максимизации прибыли и улучшения финансового состояния предприятия.

02.10.2013